あえてScanSnapからEvernoteへは転送しない

ScanSnapは大変便利なドキュメントスキャナです。かなりのヒット商品のようですし、私も非常に重宝しています。

ScanSnapとEvernoteの連関性は強力で、読み込んだ書類を自動的にOCR認識して、それをEvernoteに取り込むという作業をワンタッチでやってくれたりもします。

この方法を使うと、とても速く書類が整理できるためEvernote使いとしてうれしい限りなのですが、いくつかの問題点があり、過去に使っていたこの手法は現在では多くの場合で使っていません。

その問題点は２つあります。

１つは、容量の問題です。私はあまり詳しくないので、理由はよく分からないのですが、ScanSnapでOCR認識したPDFファイルは少し重いようです。毎月容量限度との戦いを強いられている私にとっては、ファイルの容量はとても大きな問題なのです。また、Evernoteには1ファイル25MB以下という制限もありますから、重いPDFファイルの扱いに困っている人は私だけではないでしょう。

そこで私が採用した解決法は、AdobeのAcrobatを使うというものです。OCR認識をScanSnapではなく、Acrobatで行うのです。

ScanSnapで普通にスキャンしてPDF化したのちに、AcrobatでOCR認識を行うと、ScanSnapで行ったものよりも３割から６割ほど軽いPDFファイルができあがります。これをEvernoteに入れるのです。この手法はScanSnapから直接取り込むよりも一手間かかるのが唯一の難点ですが、これまで重くてEvernoteに入れることができなかったPDFファイルが入れられるようになるのであれば、これぐらいの手間を惜むべきではないでしょう。

２つめの問題点は、縦書き文書の取り扱いです。ScanSnapのOCR認識では縦書きの文章を検索でひっかけることが難しいようです。Acrobatでは文書が縦書きでも横書きでも問題なく読み取ってくれるので重宝しています。

AcrobatによるOCR認識は確かに時間がかかるのですが、「OCRを使用して複数のファイルのテキストを認識」というコマンドがあり、一気に作業を終わらせることができるので、就寝時などMacを長時間使わない際にその作業を行えば、それほど苦痛にはならないと思います。

かく言う私も、数枚しかない紙資料をスキャンする際は、ScanSnapのOCR認識を使っています。

しかし、重いファイルを扱う際には他にも方法があるという事はおいて損はないと思います。
Evernoteに入れるPDFファイルの容量でお困りであれば、是非一度試してみてはいかがでしょうか。